Kenapa Mencatat Pengeluaran Usaha Penting bagi UMKM?

Banyak pemilik usaha hafal berapa omzet hari ini, tapi tidak tahu ke mana perginya uang itu. Padahal usaha bisa terlihat “ramai” sambil pelan-pelan merugi - dan biang keladinya sering sederhana: pengeluaran tidak pernah dicatat. UMKM menyumbang sekitar 60,5% PDB dan menyerap 96,9% tenaga kerja Indonesia (DJPb Kemenkeu, 2024), namun fondasi pembukuannya kerap rapuh. Artikel ini menjelaskan kenapa mencatat biaya usaha itu penting dan bagaimana memulainya.

Kenapa banyak UMKM tidak mencatat pengeluaran

Pada 2024, DJPb Kemenkeu mengutip data bahwa 77,5% UMKM tidak memiliki laporan keuangan (DJPb Kemenkeu, 2024). Akar masalahnya sering bukan malas, melainkan kebiasaan: pengeluaran kecil dianggap remeh, lalu lupa ditulis.

Penyebab kedua lebih halus. Pemilik membayar bahan, sewa, atau bensin pakai dompet yang sama dengan uang belanja rumah. Saat keuangan usaha dan pribadi tercampur, mustahil tahu mana biaya usaha yang sebenarnya.

Memisahkan keduanya adalah fondasi. Mencampur keuangan pribadi dan bisnis membuat pemilik sulit menentukan apakah usahanya benar-benar untung atau rugi, memicu kesalahan pelaporan pajak, bahkan membuka risiko aset pribadi ikut tersita bila usaha berutang (BINUS, 2025).

Apa risikonya kalau pengeluaran tidak dicatat

Tanpa catatan pengeluaran, Anda kehilangan kendali atas hal-hal yang menentukan hidup-matinya usaha. Risikonya berlapis, dan biasanya baru terasa saat sudah terlambat.

• Tak tahu untung yang sebenarnya. Omzet besar bisa habis oleh biaya yang tak terlihat. Laba hanya muncul setelah semua pengeluaran dikurangkan - lihat contoh laporan laba rugi.
• HPP jadi meleset. Kalau biaya bahan tercampur atau tak tercatat, perhitungan HPP ngawur, dan harga jual ikut salah.
• Kas bocor diam-diam. Pengeluaran rutin yang tak dipantau membuat kas tiba-tiba kering saat harus bayar gaji atau stok.
• Pajak salah hitung. Pencatatan yang berantakan menyulitkan pelaporan dan bisa memicu sanksi (BINUS, 2025).
• Sulit dapat pinjaman. Bank menilai usaha dari angka. Catatan biaya yang rapi memperkuat pengajuan, termasuk pengajuan KUR.

Mengontrol biaya operasional dan mengetahui laba rugi adalah dua dari sepuluh manfaat utama laporan keuangan bagi UMKM - keduanya bertumpu pada catatan pengeluaran (DJPb Kemenkeu, 2024). Selengkapnya di manfaat laporan keuangan UMKM.

Pengeluaran, Belanja Stok, atau Aset Tetap?

Tidak semua uang keluar adalah “pengeluaran biaya”. Banyak pembukuan UMKM kacau karena ketiga jenis ini dicampur jadi satu. Bedakan dulu pakai aturan sederhana - kami menyebutnya Aturan Tiga Pintu:

• Belanja Stok - uang untuk barang yang akan dijual lagi atau bahan baku. Ini bukan biaya, melainkan aset (persediaan) yang baru menjadi HPP saat barangnya terjual.
• Aset Tetap - barang awet yang dipakai lebih dari satu tahun, seperti etalase, motor, atau oven. Nilainya disusutkan bertahap, bukan dibebankan sekaligus.
• Pengeluaran - apa pun yang habis dipakai untuk menjalankan usaha: sewa, listrik, gaji, transport, kemasan, komisi aplikasi. Ini langsung menjadi biaya.

Salah pintu berakibat fatal. Mencatat bayar sewa sebagai “belanja stok”, misalnya, membuat nilai persediaan menggelembung dan laba terlihat lebih besar dari kenyataan. Untuk usaha berskema PPh Final 0,5%, mencatat pengeluaran memang tidak mengurangi pajak - pajaknya dihitung dari omzet bruto - tetapi tetap wajib agar Anda tahu untung-rugi dan kondisi kas yang sesungguhnya.

Cara mulai mencatat pengeluaran

Kabar baiknya, Anda tidak perlu jadi akuntan. Mulai dari tiga langkah yang bisa dijalankan hari ini:

1. Pisahkan uang usaha dan pribadi. Idealnya pakai rekening atau dompet digital terpisah, agar setiap biaya usaha mudah dikenali.
2. Catat setiap uang keluar - sekecil apa pun. Tulis tanggal, jumlah, dan untuk apa. Kebiasaan ini yang membedakan usaha yang “naik kelas”.
3. Kelompokkan per kategori. Sewa, gaji, listrik, transport, pemasaran. Pengelompokan inilah yang nanti memperlihatkan ke mana uang paling banyak mengalir.

Panduan langkah demi langkahnya ada di cara membuat pembukuan sederhana usaha kecil. Kalau mencatat manual terasa melelahkan, Ramelo menyusun jurnal dan laporan SAK EMKM otomatis: Anda cukup mencatat pengeluaran dengan bahasa sehari-hari lewat kategori yang familiar, dan sistem menempatkannya ke pos biaya yang benar - sekaligus menjaga agar biaya tidak salah masuk ke stok atau aset.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah mencatat pengeluaran wajib bagi UMKM?

Tidak ada kewajiban umum, tetapi catatan pengeluaran menjadi syarat praktis untuk tahu laba, mengelola kas, dan mengajukan pinjaman. Mengingat 77,5% UMKM belum punya laporan keuangan (DJPb Kemenkeu, 2024), yang mencatat justru lebih siap berkembang.

Apakah pengeluaran mengurangi pajak UMKM?

Tergantung skema. Bagi mayoritas UMKM berskema PPh Final 0,5%, pajak dihitung dari omzet bruto sehingga biaya tidak menguranginya. Pencatatan tetap penting untuk mengetahui untung-rugi, bukan untuk menghemat pajak final.

Apa bedanya pengeluaran dengan belanja stok?

Belanja stok adalah uang untuk barang yang akan dijual kembali - itu aset (persediaan), bukan biaya, dan baru jadi HPP saat terjual. Pengeluaran adalah biaya yang habis untuk operasional. Mencampurnya membuat nilai stok dan laba keliru.

Bagaimana cara mencatat kalau usaha dan pribadi terlanjur tercampur?

Mulai pisahkan dari sekarang: gunakan rekening usaha terpisah dan catat setiap biaya usaha secara konsisten. Mencampur keduanya menyulitkan perhitungan laba dan pelaporan pajak (BINUS, 2025).

Mencatat pengeluaran adalah separuh dari pembukuan yang sehat. Lengkapi dengan mencatat pemasukan dan menyusun laporannya - mulai dari cara membuat pembukuan usaha kecil.